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[企业] 办公室主任能够为企业带来哪些价值

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    [LV.9]以坛为家II

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    发表于 2020-3-26 15:31:18 | 显示全部楼层 |阅读模式

    没有什么职位能够让IT主管既有机会担任首席信息官的战略顾问,又可以将IT和业务部门结合在一起。这正是去年阿曼达·克拉克在纽波特纽斯造船厂担任首席信息官巴拉特·阿明(Bharat Amin)的办公室主任时所处的位置。

    克拉克说:“我真的是巴拉特的职能延伸。”在14年前克拉克转行到IT领域之前,其职业生涯初期是在一家市值80亿美元的航空母舰制造商担任会计。

    她的职责是在战略和战术层面上同样地为组织带来价值。当她的老板被要求去做演讲时,克拉克会起草一些演讲要点和图表。如果业务同事需要一些IT方面的内容,他们通常会向克拉克提出请求。

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    职责清晰的办公室主任

    克拉克的工作就是这一职位的典型例子。Gartner公司分析师欧文•泰勒(Irving Tyler)表示,办公室主任通常负责首席信息官的办公室工作,其团队的任务是确保采用统一的和战略性的方法来提供IT服务。但泰勒表示,该角色的职权范围存在极大差异。在某些公司中,办公室主任是一位被美化的管理人员。而在其他公司中,办公室主任会拥有更大的权力。尽管存在着这种差异,但在那些为未来发展而对IT部门进行重组的企业中,办公室主任越来越受重视。

    阿明将办公室主任职位设置为每12到18个月轮换一次,他一年前亲自挑选克拉克担任这一角色。克拉克非常适合担任这一职务,因为她之前在软件开发和系统工程方面的工作一直是与人员、流程和技术相关。

    克拉克为一些重要项目提供了辅助工作,例如2011年帮助公司从国防承包商Northup Grumman拆分出来。她还帮助推动了公司的数字化转型工作,其中包括向敏捷开发和DevSecOps工具的转变,以及实施技术业务管理以使IT成本与其业务价值更匹配。

    尽管拥有这些经验,克拉克承认,她必须要对这些工作进行思考。她一直都在参与各种项目,因此在战略层面上运营是一项艰巨的挑战。

    如今,克拉克的日常工作常常是存在各种风险。这包括为副总裁和董事会会议制定议程;为IT组织起草沟通文件,并邀请各种人员为IT部门演讲;跟随阿明出席各种会议或代表阿明参加商业战略会议。她还充当IT与其他部门之间的关键联络人。在1月份阿明担任公司首席信息官时,他的职权范围就增大了,而这些工作对他造成了干扰。

    作为办公室主任,克拉克在与首席信息官保持更密切联系的同时,也建立了更牢固的业务关系,她从首席信息官那里学到了很多东西。克拉克说:“这是我做过的最有意义、最具挑战性的工作。”她补充道,同时建议各位同行“如果有机会的话,就去担任这一角色。”

    完成工作的方法不只一种

    在Gartner公司分析师泰勒看来,克拉克的混合型角色非常合理,他表示,办公室主任角色会从跟随首席信息官(以获取经验变为具有主管思维方式)的一名初级管理人员,再转变为具有内在管理经验的一名高级职员。一些办公室主任在其组织中有更大的职权范围,例如负责业务关系管理(BRM)或项目和投资组合管理(PPM)。另一些办公室主任因其拥有解决灾难性事件的技能而被选择担任这一职位。例如,泰勒了解到一家保险公司,它们聘请办公室主任来将其陷入困境的项目和投资组合管理工作“重回正轨”。

    泰勒说,但是不管办公室主任的日常职责如何,他都应该帮助首席信息官腾出更多的时间可以专注地工作。这通常意味着“办公室主任不得不与更多人进行交流”,这样他才能获得尊重和经验。泰勒补充说,他不能只充当“驾驶吉普车陪同将军四处视察的一位副官”。

    在Equinix等公司中,办公室主任会从事很多工作,该公司首席信息官米林德•瓦格尔(Milind Wagle)表示,他已经为那些“与业务部门没有接触或没有合作经验”的高潜力员工设置了这一职位。该职位每两年轮换一次,那些幸运的候选人可通过跟随瓦格尔一起工作,以及与业务部门交流来提升自身资历,同时还会帮助推进整个领导团队的IT战略。

    瓦格尔明确表示,目前公司办公室主任一职由其应用软件团队的一名成员来担任,对他的领导团队而言,该职位并不是一个万能岗位,并不能处理领导团队不愿意做的全部工作。

    瓦格尔说:“我认为,他是为我和领导团队提供服务的一种角色,在该团队中,办公室主任负责使组织能够更好地为一些数字化转型方面的首要工作做好准备。”

    为想担任办公室主任职务的人员提供一些建议

    对于那些认为自己有可能担任办公室主任一职的同行们,克拉克提供了以下建议。

    要对这一角色进行研究。在担任该职位之前,克拉克对其进行了全面研究,了解了它的来龙去脉,包括其可能的工作内容。然后,她完成了自己想要的目标,包括帮助高级主管理解为什么IT部门会做出某些决策。

    要无私和积极主动。无论是在制定会议议程,还是在协调起草办公室公报,你都要以最有利于组织和你所服务的首席信息官的方式来工作。成为一个可提供解决方案和积极思考的人,这是必不可少的。

    要对各种要求进行优先排序。克拉克时常听到这样的问题:“巴拉特对此怎么想?”了解首席信息官的想法,这意味着很多人想说服你和影响你。倾听他们的要求,但要立场坚定;不要被多个观点牵着走,否则你将一事无成。“当你有机会代表首席信息官发表意见时,他们就会来找你,”克拉克说。


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